Global ”haste-afhængighed” koster virksomhederne og samfundet

Vi er stort set alle underlagt et pres af beskeder, mails og opgaver, der er ledsaget af ”straks”, ”haster”, ”nu” eller ”urgent” markeringer, og det underminerer i høj grad virksomhedernes produktivitet – og problemet er globalt

Hvis det kniber med at finde tiden til at sidde og og læse denne tekst, så er der sikkert en grund til det – om end det sandsynligvis ikke er en særligt god grund: Der vil med stor sikkerhed være et telefonopkald, man lige skal tage stilling til, en ”urgent-markeret” e-mail, der kræver et hurtigt svar, brandslukning af en given opgave eller en vigtig samtale med en kollega eller medarbejder, der afbryder med et spørgsmål, der kræver et øjeblikkeligt svar.

Kan det derfor overraske, at det kan være vanskeligt at få de mere langsigtede strategiske opgaver fra hånden? FranklinCovey har gennemført et syv år langt virksomhedsstudie med mere end 400.000 deltagere verden over, hvor problemet bliver understreget med al mulig tydelighed. Konklusionen på undersøgelsen er, at virksomhedernes medarbejdere i dag bliver distraheret oftere end nogensinde før i deres arbejde, hvad der fører til en mængde spildtid samt en følelse af konstant at arbejde i en slags krisetilstand. Resultatet er, at de fleste ender med at bruge langt mindre tid på det arbejde, der reelt har betydning for virksomhederne.

En grim statistik

Statistikken fra undersøgelsen giver nogle virkeligt ubehagelige tal:

• 54 procent af at adspurgte svarer, at de bruger en stor del af deres tid på aktiviteter, der kræver deres umiddelbare opmærksomhed, men som kun har lidt betydning for deres normal højeste prioriteter. Det drejer sig om unødvendige afbrydelser, ligegyldige møder samt telefonopkald og e-mails, der ikke er kritiske på nogen måde.
• 55 procent oplever, at andre personers krav og behov forhindrer dem i at arbejde sig frem mod de mål og resultater, som de selv – og virksomheden – mener har kritisk betydning.
• 54 procent beskæftiger sig konstant med problemstillinger, der er relevante for andre, men ikke for dem selv.
• 28 procent har en oplevelse af, at de styrter rundt hele dagen, men reelt kun bidrager meget lidt virksomhedens væsentligste prioriteter.
  
  

Respondenterne i undersøgelsen føler overordnet, at de bruger mere end halvdelen af deres arbejdstid på opgaver og problemer, som er irrelevante eller underordnede som følge af pres fra andre. Og mere end en fjerdedel af de adspurgte er permanent i en tilstand af hastværk, hvor de forsøger at løse flest mulige opgaver, men reelt kun opnår en overfladisk succes i forhold til virksomhedens mål.

Hvorfor opstår problemet?

Dagens virksomhedskultur er gennemsyret af en ”haste-afhængighed”, der forstærkes af aggressive og gennemtrængende ringetoner, vibrerende mobiltelefoner og pling-lyde fra indkommende mails. Disse forstyrrelser bidrager til at ville svare øjeblikkeligt på alting. Hjernen bliver konstant forstyrret af de mange afbrydelser i en sådan grad, at hjernen faktisk forventer afbrydelserne som en del af arbejdskulturen. En negativ konsekvens af afhængigheden af hasteløsningerne er, at vi i stigende grad bruger vores liv på at udføre brandslukning. De mest presserende opgaver tiltrækker sig størstedelen af vores opmærksomhed, og mange medarbejdere betragter det som normen at løbe fra den ene brandslukning til den næste.

• 54 procent af respondenterne i FranklinCovey undersøgelsen svarer, at de konstant udfører brandslukning og er i en nærmest permanent krisetilstand.
• 35 procent af de adspurgte er vant til at blive kaldt ind i et projekt, hvor de skal yde en vigtig indsats i virksomhedernes nøgleprojekter, i sidste øjeblik.

Hvis man konstant arbejder i en krisetilstand, så øges stress-niveauet til alarmerende høje niveauer, hvad der medfører en reduktion i kvaliteten af medarbejdernes tankevirksomhed. Det afføder en genkendelig følelse af, at man ikke er i stand til at være på toppen af alle projekter – eller nogen af dem overhovedet i værste fald.

Spildtid koster milliarder

Er man først blevet afhængig af hasteløsninger, så oplever man hele tiden, at der blusser nye brande op omkring én, og det kommer beklageligvis også til at påvirke privatlivet i en uheldig retning.

• 44 procent af de adspurgte fra undersøgelsen bruger weekenderne til ”at komme sig” oven på arbejdsugen, så der reelt ikke er tid til mere meningsfulde weekendaktiviteter.
• 20 procent af respondenterne oplever, at de som en konsekvens bruger for megen tid på travlhed, junk-mail, overflødigt TV-kiggeri, internet-trivia, gaming og lignende ligegyldige fritidsaktiviteter.
• 32 procent mener, at de spilder tiden foran TV’et eller på nettet.
  

Og det er en dyr fornøjelse – ikke mindst for virksomhederne. I Nordamerika alene spilder medarbejderne tid på ligegyldige hasteopgaver svarende til en værdi, som ledelsen i virksomhederne takserer til 134 milliarder USD årligt.Tallet for Australien er 87 milliarder dollars , mens britiske firmaer rapporterer et tal på omkring 80 milliarder GBP.

Det giver anledning til at overveje, hvad fremtiden kan bringe af spildtid i takt med, at problemet fortsætter med at stige. Omvendt, hvad ville konsekvensen så være, hvis medarbejderne kun spildte halvdelen af den tid, de i dag på ligegyldige hasteopgaver? Og hvad ville der ske, hvis alle møder blev bare en trediedel mere effektive, end de er i dag? Og hvordan ville verden og erhvervslivet se ud, hvis virksomhedernes medarbejdere kunne bruge to trediedele af deres arbejdstid udelukkende på opgaver, som har betydning for organisationen, frem for at spilde tiden på små og ligegyldige hasteopgaver? Det kunne sandsynligvis være milliarder værd for både virksomheder og samfund.