Har du også for travlt? Har du sådan rygende travlt og kan ikke følge med i din hverdag, på din arbejdsplads eller derhjemme, fordi der bare er så mange opgaver der skal løses? Så kommer her en lille øvelse som vi kalder gameplan, for hvis vi har et "game" (altså et mål man gerne vil nå), så kan det støtte en når det bliver uoverskueligt og der er for mange ting og hjælpe en til at prioritere.
Gameplan
Først og fremmest skal du have et mål og gøre op med dig selv hvad de vigtigste skridt er til at opnå det mål. Hvorfor kan du ikke bare gå direkte til slutresultatet? Det kan der være mange årsager til. En god løsning på det kan være at brainstorme. Prøv at brainstorme på alle de opgaver du har. Det kan f.eks. være telefonmøder, mails, fysiske møder, ting du skal ordne, opgaver der skal løses på computeren eller rent fysisk. Prøv at kategorisere dem. For mit vedkommende har jeg en række telefonopkald, møder og mennesker jeg skal mødes med, hvilket kan kategoriseres under netværk eller kommunikation. Så er der nogle mails der skal sendes, regninger der skal laves og fakturaer der skal betales, hvilket kan kategoriseres som administration. Når du har samlet dine opgaver i ca. 5 kategorier, så prioritér hvor vigtige de er. Hvad er vigtigst, næst-vigtigst osv.?
Næste skridt er at notere hvor lang tid de enkelte opgaver tager. F.eks. i halve og hele timer. Noter ned opgaverne, prioritering og hvor lang tid opgaven tager. Når du har timesatserne på disse opgaver, bør du tænke over hvor mange timer har du egentligt til rådighed i denne uge? Er det en 37-timers uge eller er det mere eller mindre. Selv hvis det er en 37-timers uge, er der så nogle ting du skal nå som tager nogle af disse timer i dette tidsrum? Måske kommer du frem til at du kun har 35 timer til rådighed, men har opgaver til 40 timer. Så sæt en cirkel om dine vigtigste opgaver (ud fra din satte prioritet), indtil dine timer er opbrugt. Så hvis du har 40 timers opgaver, men kun 35 timers rådighed til at løse dine opgaver, så stopper din prioritering.
E.L.S.E.:
Derudover kan man arbejde med et system der hedder ELSE.
- E står for eleminate (eliminér). Er der nogle opgaver du ikke behøver at løse? Det er ikke sikkert, men prøv at tænke over det.
- L står for leverage (uddelegere). Er der nogle opgaver som andre kan løse, altså som du kan uddelegere?
- S står for systematisere. Samme koncept som at sætte det i kategori, men prøv at se om du kan gå mere i dybden med det, så du holder fokus på opgaver der minder om hinanden fremfor at skifte mellem meget forskellige opgaver. Måske kan nogle ting ordnes samtidigt eller hænger sammen.
- E står for enjoy (nydelse). Gør det til en rar følelse. F.eks. ved at sætte musik på, gøre kaffe klar eller andet du føler for.
Derefter putter du opgaverne i din kalender med den tid de tager. Husk at gøre det ud fra din satte prioritet. Det kan dog være fristende at sætte en prioritet 6 ind i et hul i din kalender, men lad være med det. Du snyder kun din prioritering og nedsætter din effektivitet ved at gøre det. Hold dig til dine vigtigste opgaver.
