Hvad bruger du din tid på? Har du travlt, sådan rygende travlt - opgavende bliver ved med at vælte ind over dig? Så kan det godt blive rigtig svært at handle, man kan føle sig handlingslammet. Så her kommer en øvelse jeg i coaching kalder 'Gameplan' der er rigtig effektiv til at få overblik over din tid og dine arbejdsopgaver.
Start med at spørge dig selv hvad målet er. Både for ugen og dine opgaver. Hvad er de vigtigste skridt du kan gå i gang med nu inden du går i gang med opgaverne og hvorfor kan du ikke bare gå direkte til slutmålet - hvor mange opgaver ligger der?
Tag et stykke papir og en kuglepen og brainstorm alle de opgaver du har liggende i den her uge. Skriv dem ned, stort som småt, kig evt. i din kalender og to-do liste. Du skal bare være hurtig og effektiv, du behøver ikke at vurdere dem endnu - det kommer vi til.
Når du har skrevet dem ned på dit papir, skal du prøve at sortere dem i kategorier. Det kan jo være at nogle af opgaverne hænger sammen og som du kan systematisere. Måske ligger der under "kommunikation" nogle telefonmøder, noget netværk, nogle du skal besøge eller tilsvarende. Det skal passe til din verden.
Prøv derfra at prioritere dem. Hvad er det vigtigste for dig at få løst?
Derefter skal du skrive hvor mange timer du skal bruge på de enkelte opgaver og kategori. Så kan du regne ud hvor mange timers opgaver der ligger i din uge.
I mit tilfælde, med opgaver jeg har listet op, har jeg opgaver for 15 timers arbejde. Det lyder måske udmærket, men hvor meget tid har jeg egentligt til rådighed? Og hvor meget har jeg liggende i kalenderen i forvejen? Det kan være møder, transport, frokost osv. For mig er det 12 timer jeg har til rådighed, men jeg har 15 timers arbejde.
Fordel de vigtigste opgaver ud på de timer du har til rådighed. På et eller andet tidspunkt kan du se at dine timer slipper op. Når det sker kan du enten omprioritere, uddelegere eller endda skrotte enkelte opgaver. Uanset hvad får du et overblik og forholder dig faktisk til hvad du bruger din tid på.
